Rimborsi studenti ERASMUS+ (studio e tirocinio) e staff, in applicazione del principio di causa di forza maggiore "COVID-19" & FAQ

Se non vi sono costi aggiuntivi e lo studente non intende proseguire le attività online (distance learning) e non vuole rientrare nella sede estera una volta che l’istituzione ospitante tornerà operativa, si procederà al calcolo della borsa come da attestato rilasciato dalla sede di destinazione al termine del periodo Erasmus; l’importo assegnato con accordo di mobilità Erasmus sarà rimodulato in base alle date di inizio e fine periodo certificate dal partner. 

Laddove il contributo unitario già erogato sia superiore all’importo finale spettante, si richiederà allo studente il rimborso della quota eccedente. Laddove invece il contributo unitario già erogato sia inferiore all’importo finale spettante si erogherà il relativo saldo a favore del partecipante. Esempio: se la mobilità è iniziata il 1° gennaio e doveva concludersi il 1° luglio, ma le attività sono state sospese il 15 marzo, sarà riconosciuto il contributo (comunitario, ministeriale o universitario) per il periodo 1° gennaio - 15 marzo. In questo caso lo studente dovrà restituire l’importo eccedente della borsa, riferita al periodo di mobilità non effettuata. 

Se vi sono costi aggiuntivi, pagati e non recuperati, ma lo studente non intende rientrare nella sede estera una volta che l’istituzione ospitante tornerà operativa e non ritiene di voler seguire le attività online, si procederà:

• al calcolo della borsa da attestato rilasciato dalla sede di destinazione al termine del periodo Erasmus; l’importo assegnato con accordo di mobilità Erasmus sarà rimodulato in base alle date di inizio e fine periodo certificate dal partner. Laddove il contributo unitario già erogato sia superiore all’importo finale spettante l’Istituto dovrà richiedere allo studente il rimborso della quota eccedente. Laddove invece il contributo unitario già erogato sia inferiore all’importo finale spettante dovrà erogare il relativo saldo a favore del partecipante.  
• al calcolo dei costi sostenuti e non recuperati dal partecipante rispetto al prefinanziamento già erogato al partecipante. Ai fini del rimborso, il partecipante dovrà fornire prova di avere presentato richiesta di rimborso delle spese straordinarie sostenute e che la stessa non sia stata accolta. Inoltre dovrà presentare i giustificativi di spesa (fatture, ricevute, scontrini, biglietti, carte di imbarco, ecc.) comprovanti i costi sostenuti e non recuperati. Ai fini del rimborso si fa presente che: 

a.    per le spese di viaggio: saranno presi in considerazione solo i costi sostenuti e non recuperati (biglietti aerei, trasporti locali, treni, pullman, taxi e auto a nolo, questi ultimi solo in caso di comprovata necessità o qualora non fosse stato possibile utilizzare altro mezzo). Nel caso in cui il partecipante abbia presentato contestuale richiesta di rimborso del viaggio di ritorno all’ARDSU, si procederà all’eventuale pagamento della quota non erogata. Nel caso di spese mensili quali, ad esempio, abbonamenti trasporti locali, verranno rimborsati esclusivamente i giorni pagati e non fruiti previa presentazione della ricevuta dalla quale si evinca il periodo di riferimento, l’importo pagato e, ove possibile, il nominativo dello studente; per il calcolo si utilizzerà l’anno commerciale in base al quale l’anno risulta formato da 12 mesi ciascuno di 30 giorni  a prescindere dalla durata effettiva  del mese - 31, 29 o 28 (es: rientro in Italia il 12 marzo, dal 13 al 30 marzo = 18 gg., importo totale speso/30 = costo giornaliero. Il costo giornaliero sarà moltiplicato per il numero di gg. non fruiti, nel caso in esame 18)

b.   per le spese di soggiorno: alloggio, caparra, bollette, ecc. verranno rimborsati solo i giorni pagati e non fruiti; per il calcolo si utilizzerà l’anno commerciale in base al quale l’anno risulta formato da 12 mesi ciascuno di 30 giorni a prescindere dalla durata effettiva del mese - 31, 29 o 28 (es: rientro in Italia il 12 marzo, dal 13 al 30 marzo = 18 gg., importo totale speso/30 = costo giornaliero. Il costo giornaliero sarà moltiplicato per il numero di gg. non fruiti, nel caso in esame 18).

Gli eventuali costi aggiuntivi, potranno essere coperti nei limiti della sovvenzione concessa al beneficiario per la singola mobilità.

Ai fini del rimborso per causa di forza maggiore il partecipante dovrà presentare:

• Comunicazione di interruzione per causa di forza maggiore – Erasmus a.a. 2019/2020
• Copia attestato (Confirmation of Attendance) rilasciato dall’Istituzione ospitante con indicazione delle date di inizio e di fine mobilità (non potranno essere autocertificate), nonché, ove possibile, del Transcript of records/Traineeship Certificate;
• Costi di alloggio (caparre, soggiorno anticipato, etc.) corredati di documentazione giustificativa (scontrini, ricevute, etc.)
• Costi di viaggio (aerei, treni, etc.) corredati di documentazione giustificativa (scontrini, ricevute, etc.) – NOTA BENE: per ottenere il rimborso occorrerà avere esperito preventivamente il tentativo di rimborso dal vettore, invano, o da compagnie assicurative con le quali si sia stipulata un’assicurazione di viaggio
• Altri costi (assicurazione, visti, etc.) corredati di documentazione giustificativa (scontrini, ricevute, etc.)

Gli originali dei suddetti documenti, ove possibile, dovranno essere consegnati all’Ufficio Mobilità Internazionale non appena l’emergenza sarà terminata.

Lo studente che ha interrotto la mobilità per causa di forza maggiore, può effettuare nuovamente la sua mobilità a seguito di nuova selezione positivamente superata. L’ateneo darà priorità a partecipare agli studenti la cui mobilità sia stata interrotta per causa di forza maggiore dovuta al COVID-19. 

Ai rimborsi si potrà procedere solo alle condizioni di cui sopra, previa autorizzazione dell’Agenzia Nazionale Erasmus +

SOSPENSIONE DELLA MOBILITA'

L’interruzione della mobilità (sia per studio che per traineeship) sarà trattata come l’interruzione dell’azienda per ferie nel caso della mobilità per traineeship e, pertanto, i contributi verranno comunque mantenuti. Il periodo di chiusura non verrà calcolo ai fini della durata minima del periodo di studio/tirocinio, ma sarà calcolato ai fini del periodo massimo di 12 mesi per ciascun ciclo di studio per il quale lo stesso studente può ricevere sovvenzioni per periodi di mobilità. 

In base alla Nota dell’Agenzia Nazionale Erasmus+ n. 3/20 del 3 aprile 2020, nel caso in cui si decida di sospendere la mobilità, essa è da intendersi temporaneamente sospesa. Ciò avviene, ad esempio, nel caso in cui:

1. si decida di rimanere nel Paese ospitante e si è certi di riprendere successivamente le attività quando la sede sarà nuovamenteoperativa e, nel contempo, si accetta di seguire le attività di apprendimento in modalità “distance learning”, se rese disponibili dall'istituzione/organizzazione ospitante; 
2. si è costretti a restare, all'estero, a causa delle restrizioni di viaggio imposte dalle autorità nazionali.

Nel primo caso verrà mantenuto il prefinanziamento ricevuto e l’università corrisponderà il saldo dovuto se l’attività riprenderà dopo il periodo di sospensione; diversamente dovrà restituire la sovvenzione non dovuta. Ad esempio, se la mobilità è iniziata il 1° gennaio e doveva concludersi il 1° luglio, ma le attività sono state sospese il 15 marzo, il partecipante resta nel paese ospitante e riprende l’attività il 1° aprile, riceverà la sovvenzione anche per il periodo dal 16 al 30 marzo.  I partecipanti riceveranno l’eventuale saldo spettante per il periodo effettivamente svolto, comprensivo del periodo di sospensione. 

Nel secondo caso, si manterrà la borsa di mobilità durante il periodo di sospensione se costretti a restare forzatamente all'estero (anche se non può seguire attività online), a causa delle restrizioni di viaggio imposte dalle autorità nazionali, fino al rientro in Italia (da biglietto o da certificato rilasciato dalla sede estera al termine del periodo). Nel caso di spese aggiuntive effettivamente sostenute e non recuperate, lo studente potrà richiederne il rimborso e corredare la richiesta con idonea documentazione giustificativa (ricevute, scontrini, fatture, con prova del mancato recupero delle spese sostenute).  

In entrambi i casi all’importo dovuto può essere aggiunto il rimborso delle spese sopra citate e non rimborsate da terzi (es. compagnia aerea, locatore) fino all’ammontare complessivo della borsa. Ai rimborsi si potrà procedere solo alle condizioni di cui sopra, previa autorizzazione dell’Agenzia Nazionale Erasmus +

SOSPENSIONE  DELLA MOBILITA' CON RIENTRO IN ITALIA E PROSEGUIMENTO ERASMUS IN MODALITA' VIRTUALE (DISTANCE LEARNING/TRAINING)  

Gli studenti che hanno dovuto interrompere la mobilità e che sono rientrati in Italia possono proseguire virtualmente la mobilità Erasmus, mantenendo i contributi spettanti e beneficiando delle attività di apprendimento a distanza che gli Istituti/Imprese nei Paesi di destinazione della mobilità renderanno disponibili, nel rispetto del piano di studio/formazione (Learning/Training Agreement Erasmus approvato) e come concordato con il proprio Istituto di appartenenza, per completare l’acquisizione di tutti gli ECTS previsti anche sostenendo prove a distanza.  L’università riconoscerà tutte le attività svolte e i crediti acquisiti risultanti nel Transcript of Records/Training Certificate, svolti online o in presenza.

Tale autorizzazione è estesa anche ai tirocini, laddove gli enti autorizzino la sostituzione delle attività frontali con attività di formazione a distanza. 

In entrambi i casi sia per attività di studio che per quelle di formazione, gli studenti dovranno fornire prova dell’avvenuto invito a seguire le attività online. 

Lo studente rientrato in Italia potrà seguire anche le lezioni offerte dall’UNIBAS, purché si impegni prioritariamente a sostenere tutti gli esami esteri previsti e concordati sul Learning Agreement. Non sarà invece possibile sostenere esami in Italia finché rimarrà aperta la mobilità Erasmus.

Eventuali costi aggiuntivi sostenuti e non recuperati per il rientro anticipato (es: acquisto di un nuovo biglietto aereo molto costoso) potranno essere rimborsati solo se il contributo unitario spettante per la mobilità (importo complessivo della borsa assegnata) non sia sufficiente a coprire tali costi. Le spese aggiuntive dovranno essere supportate da idonea documentazione giustificativa (ricevute, scontrini, fatture) da inviare a corredo della richiesta del rimborso. Si dovrà altresì fornire prova dell’impossibilità a recuperare tali spese (es: dichiarazione del locatario/contratto di locazione dal quale si evinca che la caparra non sarà restituita).

Per le spese di viaggio e soggiorno:

Es 1: 

• n. 3 mensilità in distance learning, 
• borsa mensile erogata al partecipante durante la permanenza in Italia Euro 250x3 mesi= Euro 750,00; 
• costi di viaggio sostenuti per il rientro causa COVID-19 = Euro 200, costi di soggiorno sostenuti per il rientro causa COVID-19 = Euro 300. 

Poiché il contributo totale spettante per la mobilità erogato durante la permanenza in Italia è superiore ai costi sostenuti per il viaggio e soggiorno (Euro 500), lo studente non percepirà alcun rimborso; 

Es 2: 

• n. 3 mensilità in distance learning, 
• borsa mensile erogata al partecipante durante la permanenza in Italia Euro 250x 3 mesi = Euro 750,00, costi di viaggio sostenuti per il rientro causa COVID-19 = Euro 400, costi di soggiorno sostenuti per il rientro causa COVID-19 = Euro 410. 

Poiché il contributo totale spettante per la mobilità erogato durante la permanenza in Italia è inferiore ai costi sostenuti per il viaggio, lo studente riceverà Euro 60 (Euro 810 - 750 = Euro 60).

Eventuali rimborsi saranno corrisposti al termine della mobilità. 

Si ricorda che il partecipante potrà richiedere il rimborso dei costi di viaggio sostenuti per il rientro in sede causa COVID-19 all’ARDSU, come da regolamento ARDSU per gli scambi transnazionali (http://www.ardsubasilicata.it/main/page/1/29/1/2016/Contributo_mobilità_internazionale ).

Ai fini del rimborso per causa di forza maggiore il partecipante dovrà presentare:

• Comunicazione di sospensione per causa di forza maggiore – Erasmus a.a. 2019/2020
• Costi di alloggio (caparre, soggiorno anticipato, etc.) corredati di documentazione giustificativa (scontrini, ricevute, etc.)
• Costi di viaggio (aerei, treni, etc.) corredati di documentazione giustificativa (scontrini, ricevute, etc.) – NOTA BENE: per ottenere il rimborso occorrerà avere esperito preventivamente il tentativo di rimborso dal vettore, invano, o da compagnie assicurative con le quali si sia stipulata un’assicurazione di viaggio
• Altri costi (assicurazione, visti, etc.) corredati di documentazione giustificativa (scontrini, ricevute, etc.)

Gli eventuali costi aggiuntivi, potranno essere coperti nei limiti della sovvenzione concessa al beneficiario per la singola mobilità

MOBILITA' ANNULLATE (0 giorni)

Per lo STUDENTE, se il partecipante ha sostenuto delle spese di viaggio, assicurative o di altra tipologia (caparre, soggiorno anticipato, ecc.) direttamente collegate alle mobilità e per le quali c’è evidenza dell’impossibilità del rimborso o del recupero delle stesse, può essere richiesta l’applicazione del principio di causa “Force Majeure” e richiedere il rimborso delle spese effettivamente sostenute (al netto di eventuali rimborsi ricevuti a seguito delle cancellazioni delle prenotazioni). Il partecipante dovrà fornire la documentazione giustificativa ricevute, scontrini, fatture, ecc. 

Considerata l’eccezionalità dell’emergenza, la mobilità annullata potrà eventualmente avere luogo successivamente, senza un’ulteriore selezione qualora vi sia accordo con l’Istituto partner ospitante sull’eventuale aumento del numero di studenti concordati nel relativo Inter-Institutional Agreement per l’a.a. 2020/2021.

Ai fini del rimborso per causa di forza maggiore il partecipante dovrà presentare:

• Costi di alloggio (caparre, soggiorno anticipato, ecc.) corredati di documentazione giustificativa (scontrini, ricevute, etc.)
• Costi di viaggio (aerei, treni, etc.) corredati di documentazione giustificativa (scontrini, ricevute, etc.) –  NOTA BENE: per ottenere il rimborso occorrerà avere esperito preventivamente il tentativo di rimborso dal vettore, invano, o da compagnie assicurative con le quali si sia stipulata un’assicurazione di viaggio
• Altri costi (assicurazione, visti, etc.) corredati di documentazione giustificativa (scontrini, ricevute, etc.).

Per lo STAFF se il partecipante ha sostenuto delle spese di viaggio, assicurative o di altra tipologia (caparre, soggiorno anticipato, ecc.) direttamente collegate alle mobilità e per le quali c’è evidenza dell’impossibilità del rimborso o del recupero delle stesse, può essere richiesta l’applicazione del principio di causa “Force Majeure” e richiedere il rimborso delle spese effettivamente sostenute (al netto di eventuali rimborsi ricevuti a seguito delle cancellazioni delle prenotazioni). Il partecipante dovrà produrre richiesta e fornire la documentazione giustificativa ricevute, scontrini, fatture, ecc. delle spese sostenute e non recuperate. 

Gli originali dei suddetti documenti, ove possibile, dovranno essere consegnati all’Ufficio Mobilità Internazionale non appena l’emergenza sarà terminata. Ai rimborsi si potrà procedere solo alle condizioni di cui sopra, previa autorizzazione dell’Agenzia Nazionale Erasmus +.

Le mobilità annullate potranno essere posticipate alla call 2020, sempre che vi sia un accordo con l’Istituto/Impresa ospitante in considerazione dell'eventuale incremento del numero di studenti/staff in entrata concordanti nell'Interistitutional Agreement e vi sia un atto interno che formalizzi tale disposizione individuando procedure eque e trasparenti per tutti i partecipanti al bando 20/21. 

MOBILITA' NON ANCORA INIZIATE - MOBILITA' BLENDED - http://www.erasmusplus.it/attivita-erasmus-e-emergenza-covid-19-nuove-disposizioni-dalla-commissione-europea/

In relazione all’emergenza sanitaria da Covid-19, che ha determinato considerevoli restrizioni alla mobilità fisica, la Commissione Europea ha emanato nuove disposizioni utili per i progetti in corso e per quelli approvati nel bando 2020, per cui si potranno avviare attività di mobilità in modalità virtuale, previo assenso/invito scritto da parte della sede ospitante, purché le attività siano coerenti con l’obiettivo della mobilità (es: attività in “distance learning” organizzata dall’istituzione ospitante, formazione virtuale ecc). Le mobilità dovranno essere combinate con una componente di mobilità fisica all’estero, nel momento in cui sarà nuovamente possibile. Tali mobilità dovranno essere riconosciute totalmente (ad esempio tramite ECTS), per tutte le attività svolte nel periodo di mobilità virtuale e fisica. Per consentire lo sviluppo delle competenze linguistiche, i partecipanti beneficeranno delle opportunità previste dall’Online Linguistic Support (OLS).

La mobilità blended potrà essere applicata anche alle attività previste per lo staff, per le quali sarà considerato eleggibile un intero periodo di mobilità virtuale, nel momento in cui la componente fisica non potrà essere realizzata a causa del perdurare dell'emergenza sanitaria COVID-19. 

Le modalità di finanziamento saranno comunicate non appena rese note.

MOBILITA' ALL'ESTERO

Coloro che si trovino in questo momento in mobilità Erasmus+ all'estero possono proseguire la propria mobilità presso l'Università ospitante.

Eventuali interruzioni delle attività didattiche dovute all’emergenza del contagio da Covid-19 non saranno considerate come periodi di interruzione della mobilità e i contributi comunitari saranno mantenuti, con il riconoscimento del periodo di mobilità effettivamente svolto e dei CFU acquisiti, dando la possibilità di riprendere la mobilità in seguito, previo accordo delle parti e con tempistiche e modalità da definire. Il periodo di interruzione non si calcola ai fini della durata minima del periodo di mobilità, ma sarà calcolato ai fini del periodo massimo di 12 mesi per ciascun ciclo di studio per il quale lo stesso studente può ricevere sovvenzioni per periodi di mobilità.  Il periodo di quarantena volontaria, eventualmente richiesto dall’Ateneo ospitante, potrà essere riconosciuto come periodo di mobilità (l'istituzione partner dovrà inserirlo nel certificate of attendance).

In questo caso, il mantenimento dei contributi per la mobilità non prevede eventuali rimborsi per spese sostenute.

MOBILITA' NEO LAUREATI (TRAINEESHIP)

I partecipanti potranno intraprendere, quando le circostanze lo consentiranno, la mobilità ai fini di traineeship, previo accordo con l'Ente ospitante. Laddove un neolaureato sia stato costretto a sospendere o non effettuare il proprio tirocinio, a causa dell’emergenza COVID-19, questi potrà proseguirlo, oppure effettuarlo successivamente partecipando alla procedura di selezione indetta dall’ateneo per l’anno accademico successivo (2020-2021). Per quanto concerne gli studenti le cui sessioni di laurea sono state rimandate, nel caso in cui non sia possibile posticipare tali mobilità, potranno effettuare mobilità ai fini di traineeship per cui sono stati selezionati da neo-laureati. Il periodo eleggibile entro il quale è possibile svolgere la mobilità per tirocinio dei neolaureati è stato esteso da 12 a 18 mesi dal conseguimento del titolo finale.

Gli studenti e staff stranieri attualmente in Italia nell’ambito del programma Erasmus+ che intendono rientrare nel proprio Paese di origine, possono farlo come previsto dai DPCM emanati a seguito del propagarsi del COVID-19. Si invitano inoltre gli studenti a tenere in opportuna considerazione le indicazioni fornite dalla Farnesina. 

Gli studenti avranno la possibilità di completare le attività di apprendimento in modalità “distance learning” e ottenere il riconoscimento del periodo di mobilità.

Per approfondimenti contattare l'ufficio Mobilità Internazionale (mobint@unibas.it) e il corrispondente ufficio della propria università di provenienza.  

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Foreign students and staff currently in Italy under the Erasmus+ programme who wish to return to their country of origin can do in accordance with the Prime Ministerial Decrees issued after the COVID-19 spread. Students are also invited to take into proper account the guidance provided by the Farnesina. 

Students will have the possibility to complete the learning activities in distance learning mode and to obtain the recognition of the mobility period.

For further information, please contact the International Mobility Office (mobint@unibas.it) and the relevant office at their home university.